La comunicación: gran reto y valiosa herramienta para un líder de ingeniería
La comunicación interpersonal es una de las capacidades menos desarrolladas en la trayectoria profesional de un ingeniero de software. La mayoría decidimos enfocar nuestra atención en expandir nuestras habilidades técnicas y en la mejora de nuestro pensamiento abstracto. Tratamos de lograr con ello lo que en general se espera de nosotros: más y mejores formas de construir un producto.
En este contexto se tiende a prestar poca atención a nuestra habilidad para comunicarnos con nuestros pares. No es de extrañar que incluso se llegue a minimizar o excusar el hecho de que un ingeniero de software, con excelentes capacidades técnicas, se exprese de una forma extremadamente pobre u ofensiva.
Dado lo anterior aprender a comunicarme efectivamente con los miembros de mi equipo así como con otros líderes de equipo ha sido un gran reto que he tenido que enfrentar inmediatamente al aceptar el puesto de líder de tecnología de mi empresa.
Las carencias se mostraron de formas diferentes: tener que repetirme continuamente, no hacerme entender con personas no técnicas, etc. El punto de inflexión llegó cuando una integrante del equipo de negocios solicitó una llamada urgente conmigo para preguntarme si ella había hecho algo mal o si tenía una molestia con ella ya que una respuesta a un correo que le había enviado le hacía pensar eso, cosa que con certeza estaba muy lejos de la realidad y que me apenó bastante. Me hizo darme cuenta de cómo la forma en que escribía podía interpretarse de erróneamente y no lograr absolutamente nada de lo que tenía pensado lograr.
A partir de ese hecho decidí enfocarme activamente en desarrollar mis habilidades de comunicación interpersonal profesional. Comencé a tomar cursos en línea [1][2], a leer al respecto[3] e inmediatamente a poner en práctica lo aprendido. En unos meses pude observar mejoras en la calidad de mis diálogos e incluso en mi presencia dentro del equipo.
En este artículo listaré una serie de puntos que resumen lo que he aprendido en estos últimos meses al respecto.
La esencia de la comunicación interpersonal
Como personas tendemos a desarrollar un estilo para comunicarnos. Hay quienes lo realizan de forma seca y objetiva, hay quienes prefieren un estilo más florido y bombástico. Dichas diferencias juegan un papel importante cuando nos hallamos en el mismo entorno y contexto, la subjetividad puede dar lugar a interpretaciones erróneas.
La esencia de la comunicación interpersonal está en lograr unidad con nuestro interlocutor a través de la empatía, de tal forma que quien recibe la comunicación asimile correctamente lo que el emisor desea transmitir.
Emitiendo la comunicación
Para resolver dicho reto al emitir la comunicación podemos comenzar tratando de responder algunas preguntas.
¿Quién es nuestro interlocutor?
Identificar a la audiencia es el punto de partida para comenzar a trazar la estrategia de comunicación. Require pensar claramente en lo que tenemos en común y en lo que nos distancía, también en si el mensaje es de gran relevancia o no para ella.
No nos expresaremos de igual manera si estamos dirigiéndonos hacia un ingeniero de nuestro equipo que hacia una integrante del equipo de negocios, tampoco si estamos dirigiéndonos a un grupo o a una sola persona. El tono también cambia cuando nos dirijimos a personas externas a la empresa.
Es de mucha ayuda en este punto considerar qué tan conveniente es usar analogías para comunicarnos y cuáles podrían ser de utilidad en este caso.
¿Cuál es el mensaje central?
Para responder a esta pregunta se requiere identificar claramente los objetivos que queremos lograr con nuestro mensaje.
Se debe intentar ser lo más concreto posible, evitando tener que enviar varios mensajes tratando de expresar lo que deseamos. Si hay información dura o estadísticas relevantes que deben ser mencionadas habrá que incluirlas en el mensaje y considerar otro repositorio de información para que puedan ser encontradas fácilmente después.
El mensaje central puede ser repetido tanto como sea necesario para lograr que la audiencia lo asimile y lo recuerde, así que es importante también tener preparada una síntesis de dicho mensaje.
El por qué del mensaje central
Nadie es capaz de leer nuestra mente. Al establecer nuestro porqué expresamos cuáles son los incentivos o las motivaciones que tenemos para enviar el mensaje. Cuál es el origen, cuáles son nuestras creencias o percepciones, etc.
También recalcamos la información sobre nuestro contexto que puede ser de gran relevancia para nuestro interlocutor tratando de incrementar nuestros puntos en común.
Es importante comenzar toda comunicación con el porqué. Este es el punto que más ventajas otorga para lograr efectividad. Cuando comenzamos con el por qué entramos de mejor manera en la mente de nuestro interlocutor ya que activamos sus habilidades empáticas y permite que nos identifiquemos como una unidad.
¿En qué medio me estoy comunicando?
La comunicación no se dará de la misma manera si es un medio escrito (correo electrónico, artículo, documentación de la empresa, etc) que en un medio verbal o visual.
Para el primero optaremos por la brevedad y claridad de las oraciones para que el interlocutor asimile efectivamente, para el segundo muy probablemente optaremos por el uso correcto de los medios visuales y auditivos para lograr mantener la atención de la audiencia.
Opcional: ¿Cuáles son las consecuencias para dicha audiencia?
En caso de tener que comunicar acciones habrá que anunciar a nuestros interlocutores las consecuencias que tendrán dichas acciones en sus actividades. Es una forma eficaz de concretizar y otorgar el peso correcto a la comunicación.
Opcional: ¿Cuáles son las acciones que seguirán a esta comunicación?
En caso de estar comunicando un plan de acción tanto individual como colectiva es importante hacer un listado de la secuencia de eventos que seguirán a dicho mensaje. Adecuadamente es también de vital importancia nombrar a las personas que realizarán dichas acciones para que dichas puedan argumentar u organizarlas.
Recibiendo la comunicación
Como mencioné anteriormente la esencia de la comunicación se halla en la empatía, al recibir la comunicación es de vital importancia convertirnos en personajes__activos del diálogo para lograr así un entendimiento común de la mejor manera.
Un **personaje__activo**presta toda la atención posible y trata de recrear en su mente lo que el emisor transmite para identificar puntos de interés o que requieren más detalle. No trata inmediatamente de salir a resolver problemas, hablar para interrumpir al otro o saltar a conclusiones.
Debemos recordar que es esencial y valioso reducir el número de ciclos de comunicación para entender el mensaje, por lo tanto, tenemos que hacer todas las preguntas que sean necesarias. Al final también podemos optar por hacer una síntesis del mensaje recibido y llanamente preguntar: ¿lo entendí correctamente?
Convertirse en un personaje activo es algo que me ha ayudado también a construir confianza con mis pares. Ahora sé que algunas personas acuden a mi sabiendo que de alguna u otra manera podré ser de ayuda en caso de que ellos se encuentren en una situación complicada y necesitan de alguien que haga las preguntas correctas. Con el incremento de la confianza hacia mi persona también se da un incremento de mi presencia e influencia en el equipo.
Las habilidades no verbales
Cuando nos comunicamos a través de medios no virtuales debemos también poner atención en nuestras habilidades no verbales como las expresiones corporales, la postura, el tono de voz, etc.
El cerebro humano es capaz de identificar expresiones no verbales de forma rápida y desarmar a un interlocutor si su mensaje no concuerda con sus expresiones [4].
En general, para las comunicaciones interpersonales en el entorno laboral, debemos optar por:
- Mantener posturas receptivas o abiertas.
- Expresar una ligera sonrisa al escuchar.
- Afirmar con la cabeza o verbalmente.
- Mantener la distancia adecuada con el interlocutor (se calcula que es entre 15 y 45 cm para conversaciones íntimas).
- Modular nuestro tono de voz.
- Modular la velocidad con la que hablamos.
- Hacer claro énfasis en lo que consideramos la clave del mensaje.
En medios escritos debemos prestar atención a las palabras que elegimos escribir, así como a detalles como el color de la fuente, la longitud de las oraciones, de los párrafos y la separación entre las líneas del texto.
La retroalimentación
La mejora en la práctica require de un ciclo de retroalimentación que nos ayuden a entender lo qué hacemos bien y lo qué no en nuestro ejercicio. En las últimas semanas he estado realizando algunas preguntas a las personas con quienes colaboro de forma continua, dependiendo de su perfil o puesto en la empresa. Por ejemplo: ¿cómo percibes mi habilidad para comunicarme? ¿qué puedo hacer para mejorar? ¿qué puedo hacer para mejorar la comunicación sobre el proyecto X? ¿qué puedo hacer para mejorar la comunicación acerca de las tareas para el siguiente ciclo?, etc.
Con las respuestas me han hecho notar que aún tengo que seguir trabajando en mi habilidad para realizar presentaciones y para explicar con sencillez conceptos técnicos a personas no técnicas.
Conclusión
La esencia de la comunicación interpersonal se encuentra en nuestra capacidad de empatizar con los interlocutores.
Al emitir una comunicación podemos lograrlo identificando claramente a nuestra audiencia, elaborando un mensaje que sea totalmente asimilable para ella y explicando el porqué de nuestro mensaje.
En contraparte podemos lograrlo siendo personajes activos en el diálogo así como atendiendo a nuestras posturas, tono de voz y otras características corporales que mantenemos cuando nos encontramos con nuestros pares.
Como toda práctica podemos irla mejorando y adaptarla cada vez más al entorno en que la desarrollamos buscando retroalimentación de aquellos que nos leen, escuchan o ven en cada jornada.